Nối tiếp bài viết cách viết thư bằng tiếng Anh, hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu xem làm thế nào để có được một email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất.
Để viết được một email chuẩn trong từng lĩnh vực và tình huống khác nhau, bạn cần nắm được cách viết cơ bản và hiệu quả. Đó không phải là chuyện dễ dàng, đặc biệt là khi cần viết một email bằng tiếng Anh.
Chia sẻ tại đây có thể giúp bạn sở hữu cách viết thư email bằng tiếng Anh chuẩn mực và hiệu quả nhất, hãy cùng tìm hiểu nhé!
Mục Lục
1. Cấu trúc của một email bằng tiếng Anh
Một email bằng tiếng Anh sẽ bao gồm các đầu mục sau:
- Salutation & Greeting (Chào hỏi)
- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
- Reasons for writing (Lý do viết thư)
- Main point (Nội dung chính)
- Concluding sentence (Kết thúc email)
- Signing off (Ký tên)
Để biết cách triển khai từng đầu mục, bạn hãy theo dõi phần tiếp theo dưới đây nhé!
1.1 Greeting – Chào hỏi
Trong bất kỳ email nào, và email bằng tiếng Anh thì lời chào hỏi cần phải có. Đó là phép lịch sự tối thiểu.
Trường hợp bạn đã biết tên người nhận
Bạn sử dụng cấu trúc:
Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Trường hợp có mối quan hệ gần gũi
Bạn sử dụng cấu trúc:
Hi + title (danh xưng) + surname (họ),
Trường hợp trang trọng hơn
Bạn sử dụng cấu trúc:
To whom it may concern/Dear Sir/Madam
1.2 Opening comment – Hỏi thăm
Dù là người thân, bạn bè hay đối tác thì câu hỏi thăm cũng thực sự cần thiết. Lời hỏi thăm sẽ giúp đối phương cảm thấy dễ chịu và cảm thấy được sự quan tâm từ bạn. Đó cũng được coi là một phép lịch sự tối thiểu trong cách viết thư email bằng tiếng Anh.
Hỏi sức khỏe (thân mật)
Lời hỏi sức khỏe thân mật thường được sử dụng nhất thường là cấu trúc “Bạn khỏe không/ Bạn dạo này thế nào?”
Hỏi thăm (trang trọng)
Lời hỏi thăm trang trọng thường áp dụng với đối tượng là cấp trên, khách hàng hoặc đối tác quan trọng. Lời chào hỏi này thể hiện sự lịch sự, chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương.
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”.
Hoặc nếu là một lá thư hồi đáp bằng tiếng Anh, các bạn có thể sử dụng cấu trúc bắt đầu bằng lời cảm ơn “ Thank you”.
Chẳng hạn: Thank you for contacting A Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty A)
Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn đã gửi cho người đó :
Chẳng hạn:
- Thank for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
1.3 Reasons for writing: Lý do viết thư
Phần tiếp theo của email đó là bạn cần nêu lý do viết thư. Tùy vào từng mục đích hay tình huống lúc đó, bạn có thể viết cho phù hợp. Cấu trúc thường sử dụng khi viết thư bằng tiếng Anh đó là:
“I am writing to + ….”
1.4 Main Point – Nội dung chính
Một phần trong cách viết thư email bằng tiếng Anh là cần đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận theo sau phần lý do viết thư. Phần nội dung chính của email có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Referring to previous matters (Email đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)
Trong dạng này, bạn sẽ thường sử dụng các cấu trúc như: “As you started in your letter; Regarding … / Concerning … / With regards to …; As you told me…;…”
Bạn có thể tham khảo cách viết thư trả lời bằng tiếng Anh.
Chẳng hạn:
As we have discussed, I am pleased to confirm our appointment at 10:30 am on Tuesday 11th January.
Tạm dịch
Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 10:30 sáng thứ Ba ngày 11 tháng 1.
Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)
Đây là nội dung của email yêu cầu, đề nghị đối phương hỗ trợ hoặc giúp đỡ về vấn đề nào đó. Cấu trúc thường được sử dụng là “ Would be; could”.
Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)
Khi viết một email thông báo một tin vui hoặc tin tốt, bạn thường sử dụng các động từ sau “ be pleased to; delighted to”.
Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)
Tương tự như thông báo một tin tốt, email tiếng Anh thông báo tin xấu thường sử dụng các động từ chia sẻ, tiếc nuối “ regret to; be sadness”.
Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)
Một email có nội dung phàn nàn bằng tiếng Anh là bày tỏ sự không hài lòng về một vấn đề nào đó thì sẽ sử dụng các từ “ dissatisfaction; complain about”.
Chẳng hạn:
I am writing to complain about …
Tạm dịch
Tôi viết thư này để phàn nàn về…
Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)
Email có nội dung xin lỗi thường gặp trong cuộc sống. Phần nội dung này thường sử dụng các cụm từ sau “ be sorry for; regret; apologise for”.
Hoặc bạn cũng có thể tham khảo bài hướng dẫn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chi tiết của chúng tôi.
Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)
Các cấu trúc phần nội dung này có thể là:
- Thank for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)
- We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)
1.5 Concluding sentence – Kết thúc thư
Tại phần này, bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy từng tình huống:
1.6 Signed off: Ký tên
Ký tên thân mật:
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Ký tên trang trọng
- Best regards,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
2. Một số lưu ý trong cách viết thư email bằng tiếng Anh
Trong viết email bằng tiếng Anh, có một số lưu ý bạn nên để tâm. Bởi vì điều đó sẽ giúp cho lá thư của bạn trở nên chỉn chu và chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống.
- Không viết tắt: Bạn cần viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen
- Không dùng từ thông tục, các tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
- Không dùng động từ “want” cho ngôi thứ nhất, hãy nên dùng “would like”. Không dùng động từ “should” cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ nên dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng “may” hoặc “could” thay cho “can”
- Hãy nên lễ độ dù cho đang bực tức: Bạn có thể dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu điều gì đó.
- Cần viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý.
- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm,…
- Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm và lỗi chính tả
3. Mẫu email bằng tiếng Anh tham khảo
Hello Nhung,
We are holding a meeting on current issues with the point of sale system and I would appreciate it if you could attend. Having someone like you there from the sales department was very important as we had problems finding customer data.
The meeting will take place next Thursday at 3pm in meeting room 3 at Corley Building in Leeds.
If there’s anything you’d like to discuss during the meeting, email me and I’ll include it in the meeting’s business plan agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend the meeting.
Best regards,
David Jam
Tạm dịch
Xin chào Nhung,
Chúng tôi đang tổ chức một cuộc họp về các vấn đề hiện tại với hệ thống bán hàng và tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể tham dự. Có một người như bạn ở đó từ bộ phận kinh doanh là rất quan trọng vì chúng tôi đã gặp vấn đề với việc tìm kiếm dữ liệu khách hàng.
Cuộc họp sẽ diễn ra vào thứ Năm tuần sau lúc 3 giờ chiều tại phòng họp số 3 ở Tòa nhà Corley ở Leeds.
Nếu có bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận trong cuộc họp, hãy gửi cho tôi qua email và tôi sẽ đưa nó vào chương trình kế hoạch kinh doanh của cuộc họp.
Hãy cho tôi biết càng sớm càng tốt nếu bạn có thể tham dự cuộc họp.
Trân trọng,
David Jam.
4. Lời kết
Sẽ thật tuyệt nếu bạn nắm được hết những cách viết thư email bằng tiếng Anh được chúng tôi chia sẻ ở trên. Chúc bạn áp dụng thành công trong công việc và cuộc sống hàng ngày!
